Профессиональные качества делопроизводителя

Профессиональные качества делопроизводителя

Профессиональные качества делопроизводителя

Резюме на должность делопроизводителя не просто краткое описание ваших профессиональных качеств, но и визитная карточка вас – как знатока своего дела, умеющего правильно проанализировать, сгруппировать и подать информацию.

Данная работа связанна с обработкой документации, их сортировкой, анализом, сохранностью, и очень важно, чтобы работник знал принципы документоведения, умел правильно отсортировать и сгруппировать бумаги. Основным требованием работодателя есть наличие высшего образования, подтверждение образованности и эрудированности соискателя, умения работать с документами.

Помимо образования, также укажите ваш опыт работы, опишите ваши обязанности, этим вы покажите свои умения и навыки, которые приобрели на практике.

Ну и самое главное, что нужно отметить в резюме делопроизводителя – владение ПК

Резюме делопроизводителя: образец

Делопроизводитель – специалист, отвечающий за организацию документооборота организации в соответствии с корпоративными требованиями.

Резюме Ширяева Александра Алексеевна Цель: соискание должности «делопроизводитель» Ожидаемый уровень заработной платы: от 40000 рублей.

Дата рождения: xx.xx.xxxx Город: Москва Моб.

Резюме делопроизводителя

Елена Город: Нижний Новгород (верхняя часть города)Пол: женскийВозраст: 31 марта 1989 г. (24 года)Мобильный телефон: +7 (908) XXX-XX-XXE-mail: Требования к будущей работе Желаемая должность: специалист по работе с документами, кадровый специалист, документовед.Отрасль: администрация.Желаемый уровень зарплаты: 18 000 руб.

Опыт работы: 3-5 лет ОАО «Банк Москвы»Ноябрь 2013 – Апрель 2014Помощник директораДолжностные обязанности:

  1. работа в системе электронного документооборота (входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы);
  2. организация жизнеобеспечения офиса;
  3. выполнение поручений руководителя;
  4. почтовая корреспонденция;
  5. прием и встреча посетителей.
  6. обслуживание приемной директора (чай\кофе, командировки, бронирование гостиниц, органихация встреч);
  7. контроль за состоянием делопроизводства;
  8. участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
  9. разработка унифицированных систем документации и табелей рабочего времени сотрудников отдела;
  10. разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

Резюме-образец делопроизводителя: нюансы и ключевые моменты

Делопроизводитель, как показывают опросы, является в настоящее время одной из распространённых и востребованных профессий уже и в нашей стране.

Чтобы стать удачным соискателем данной специальности и грамотно составить резюме, нужно быть в курсе особенностей работы делопроизводителя, требований к нему работодателя, уровня образования и навыков для занятия этой должности. Данная статья поможет вам в этом всем разобраться.

Конечно, сфера деятельности может варьироваться в зависимости от компании, куда вы планируете устроиться, но всё же основные обязанности, умения которые должно включать любое резюме-образец делопроизводителя, таковы:обязательное знание Единой госсистемы делопроизводства, а также правил работы с документацией вашей организации;ответственность за документооборот фирмы;контроль за своевременным исполнением документов;обработка и последующая регистрация корреспонденции;работа с клиентами, в т.ч.

Профессиональные достижения делопроизводителя.

Профессия делопроизводитель

Навигация Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром.

Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно.

Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты.

Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью — это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени.

В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном

Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии

Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и а это приводит к своевременному принятию эффективных решений.

Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?Характеристика профессииДелопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда.

Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные

Кто такой делопроизводитель?

Обязанности работника

February 4, 2016 Обсудить 0 0 В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель.

Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов.

Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии?

С этим надо разобраться подробно.Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель.

Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу.

На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:Ведение всего оборота документов на предприятии.Телефонные звонки

Профессия делопроизводитель

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании.

Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков. Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя.

Мин пржиточный минимум в тверской обл в 1919г Прожиточный минимум в России в 2019 году. — Потребительская корзина и прожиточный минимумВеличина прожиточного минимума в Тверской областиТверская область — Прожиточный минимумПостановление Правительства Тверской области от…

Заверение дкп у нотариуса цена Сколько стоит у нотариуса заверить договор купли-продажи, дарения или мены доли недвижимости (в квартире, жилом доме или комнате)Стоимость нотариальных услуг. Тарифы нотариуса. Цены на услуги нотариусаСколько стоит оформление купли…

Незавершенное строительство висит несколько лет заморозка Статья: Строительство остановилось. Что с расходами? (Шестакова С.) («Практическая бухгалтерия», 2010, n 9)Учет объектов незавершенного строительстваРублями или метрамиПродолжение строительства после перерываКонсервируем…

Миньков валерий николаевич биография Последние новостиЖизнь в ритме спринтаПрокуратура Московской областиСудебный пристав Миньков Валерий Николаевич Структурное подразделение: Дорогомиловский Отдел судебных приставов Миньков Валерий Николаевич — Начальник…

Как ответить в книге жалоб на хороший отзывы Как ответить на благодарность в книге жалоб и предложенийОбразец ответа на жалобу клиента в книге отзывов и предложений«Хорошая» и «Плохая» книги отзывов и предложенийОтветы на жалобы в книге жалоб и предложений примерыYell LiveКак…

Какие нужны разрешения для того чтобы печь и продавать пирожки Совет 1: Как продавать пирожкиКак открыть пирожковую и не прогореть: подробная инструкцияdtpstory.ruПроизводство выпечки и пирожковКак заработать на приготовлении и продаже домашних пирожков?Продажа домашней выпечки: бизнесКак открыть…

Источник: http://adantropov.ru/professionalnye-kachestva-deloproizvoditelja-14628/

Профессия: делопроизводитель

Профессиональные качества делопроизводителя

Почти в каждой компании есть специалист, ответственный за делопроизводство. Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто», рассказала Rjob, что входит в обязанности делопроизводителя, чем его работа отличается от работы секретаря и на какую зарплату он может рассчитывать.

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров. 

Чтобы развиваться дальше, я перешла в логистическую компанию на должность офис-менеджера, где узнала много нового и столкнулась с совершенно другими интересными задачами.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты. 

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист. 

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера. 

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности секретаря или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании. 

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель? 

Минимальные требования: 

  • Умение работать с оргтехникой
  • Знание стандартного пакета Microsoft Office
  • Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

  • Знание делового этикета
  • Приём и встреча гостей компании
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • Составление приказов и различных документов
  • Знание деловой переписки
  • Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно: 

  • Умение работать в режиме многозадачности
  • Стрессоустойчивость (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
  • Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании. 

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы.

И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности.

Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии.

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам. 

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Книги

  • «Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу», Ю.М. Михайлов.
  • «350 готовых деловых писем», Джон Вудс.
  • «Делопроизводство. Учебное пособие», Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева.
  • «Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие», О. Сологуб.
  • «Русский язык в деловой документации», Н. Абрамова

Обучение

  • Повышение квалификации в сфере делопроизводства, электронного документооборота, секретарского, кадрового и архивного дела в центре профессионального образования ДИТАД.
  • Курс «Делопроизводство – документационное обеспечение управления» в учебном центре «Специалист» при МГТУ им. Баумана.
  • Дополнительное образование на базе высшего в колледже Министерства иностранных дел РФ.
  • Курс «Кадровое делопроизводство. Профессиональный уровень» в центре образования «Элкод».
  • Курс «Документооборот и контроль. Автоматизация и управление эффективностью» в центре профессионального развития «Профи-Карьера».

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: https://rjob.ru/articles/professiya_deloproizvoditel/

Делопроизводитель

Профессиональные качества делопроизводителя

Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс профессии делопроизводитель – «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

деятельности

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.

В основные обязанности делопроизводителя входит:

• ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;• контроль за исполнением распорядительных документов;• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;• сортировка документов, формирование дел;• ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;

• работа с оргтехникой, мини АТС.

Требования к знаниям и умениям специалиста

Делопроизводитель должен знать:

• нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;• виды, функции документов, правила их составления и оформления;• порядок документирования информационно-справочных материалов;• структуру организации, в которой ведется деятельность;• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;• правила и нормы охраны труда;

• правила делового этикета и делового общения.

Делопроизводитель должен уметь:

• принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;• направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;• вести картотеку учета прохождения документальных материалов;• осуществлять контроль за прохождением документов;• составлять и оформлять служебные документы;• формировать дела;• систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;• воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;• точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;

• оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Профессия делопроизводителя подходит для людей с незначительным снижением слуха (возможно использование слухового аппарата) и нормальным развитием речи в связи с производственной необходимостью взаимодействия с другими сотрудниками в организации.

Делопроизводитель должен обладать следующими профессионально важными качествами:

• способность к длительной концентрации внимания;• развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;• организованность, аккуратность;• склонность к работе с информацией;• способность анализировать и систематизировать большое количество информации;• усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;

• тщательное выполнение формализованных требований.

Условия работы

Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель выполняет функциональные обязанности в единственном числе;

б) в крупном учреждении работает в коллективе, обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и, в случае необходимости, взаимодействует с другими делопроизводителями.

Условия труда на рабочих местах специалистов с нарушениями слуха должны соответствовать Индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой медико-социальной экспертизой (при наличии инвалидности).

Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.

Делопроизводитель работает, в основном, сидя за рабочим столом.

В процессе своего труда он использует ручные, механические и электронные средства труда: персональный компьютер, офисную технику, канцелярские принадлежности и пр.

Рабочее место делопроизводителя также должно быть оснащено современными многофункциональными устройствами: сканером, факсом, принтером, а также Интернетом и средствами связи.

При организации работы делопроизводителя с нарушениями слуха здания и помещения, где осуществляется деятельность, должны быть оборудованы информационными индикаторами противопожарной системы, а также визуальными ориентирами: различными освещаемыми указателями в виде символов и пиктограмм с использованием яркого цвета, контрастного по отношению к фоновой поверхности; контрастным цветовым обозначением входов. Текстовая информация должна быть максимально краткой. Ориентиры-указатели направления движения должны быть однотипными для всего объема здания и зданий одного комплекса.

Для специалистов, имеющих инвалидность, продолжительность ежедневной работы устанавливается в соответствии с медицинским заключением.

Медицинские противопоказания

Основное противопоказание к работе делопроизводителя для лиц с нарушениями слуха – это неспособность к данной трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением.

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе делопроизводителем, относятся:

• полная потеря слуха – слух полностью отсутствует или имеется остаточный слух, на базе которого невозможно самостоятельное формирование речи;• значительное снижение слуха с тяжелым недоразвитием речи;• травматические повреждения головного мозга;• тяжелые заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей, с деформацией рук;• стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;• психические и нервные заболевания (тяжелая и среднетяжелая форма полиомиелита);• нарушение координации движений кистей и пальцев рук, тремор рук;• психические расстройства и расстройства поведения (со средними и тяжелыми стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями);• умственная отсталость;• эпилепсия;

• серьезные нарушения зрения.

Пути получения профессии

Существует несколько способов получения профессиональной подготовки в области делопроизводства.

Минимальный уровень необходимой профессиональной подготовки – начальное профессиональное образование. Делопроизводитель также может иметь профессиональную подготовку в объеме среднего профессионального образования или высшего профессионального образования.

Области применения профессиональных знаний

 Делопроизводители востребованы:

• в образовательных учреждениях;• в медицинских учреждениях;• в учреждениях культуры;• в государственных и негосударственных организациях, ведущих документооборот;• на промышленных предприятиях;• в архивах;

• в справочных службах и др.

Перспективы карьерного роста

Перспективы карьерного роста делопроизводителя зависят от профессиональных планов, квалификационного уровня и личных качеств специалиста.

Квалифицированный делопроизводитель может выбрать профессиональную (горизонтальную) карьеру и совершенствоваться в сфере делопроизводства. Еще один вариант развития карьеры – освоение смежных специальностей, таких как кадровое делопроизводство, библиотечное и архивное дело и пр.

При стремлении к управленческой  карьере делопроизводитель может занять должность руководителя канцелярии, общего отдела, стать руководителем отдела управления делами компании и пр.

Источник: http://socialvko.gov.kz/ru/levoe-menyu/soczialnaya-podderzhka-grazhdan-s-ogranichennyimi-vozmozhnostyami/deloproizvoditel

Должностная инструкция делопроизводителя

Профессиональные качества делопроизводителя

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами.

Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации.

Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация.

Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек.

В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных.

Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата.

Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции.

К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании.

Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций.

В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков.

Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря.

Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника.

Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота.

Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций.

Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

  1. Формирование электронной базы документов.
  2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
  3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
  4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством.

Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности.

Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства.

Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины.

Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование.

Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам.

Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

  1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
  2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
  3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
  4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
  5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда.

На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения».

Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/deloproizvoditel-dolzhnostnye-obyazannosti.html



Делопроизводитель

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. 

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

 Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности – архивное дело.

 Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для сотрудников небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

Делопроизводитель – специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. 

Делопроизводитель должен знать: 

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

Получить необходимые практические навыки по организации и ведению делопроизводства в достаточно короткий срок и без отрыва от основной работы или учебы можно в нашем Учебном центре, пройдя профессиональную подготовку по специальности «Делопроизводитель».

в нашем Учебном центре!


Курс обучения 
ориентирован на:

  • выпускников школ, желающих связать свою будущую профессию со сферой секретариата и управления персоналом;
  • начинающих секретарей и делопроизводителей, желающих повысить свои знания и усовершенствовать имеющиеся компетенции;
  • и всех тех, кто желает повысить свою грамотность.

Цель изучения курса: привитие практических навыков по организации делопроизводства на предприятии с использованием информационных технологий. 

Набор на курсы «Делопроизводитель» проводится постоянно – число желающих получить практические навыки ведения документооборота растет, и учебные группы формируются быстро.

 Занятия проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области документоведения и делопроизводства.

 Большинство занятий на курсах – практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке. 

Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту важную профессию.

 Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер).

Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.

Форма обучения – групповая.

Время занятий групп на курсах***:

  • утренние — с 9-00 до 12-00;
  • дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
  • вечерние — с 18-00 до 21-00;
  • группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.

 *** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.

Продолжительность обучения:

  • Обучение в группе – 48 ак. часов 
  • Обучение в минигруппе (2-3 слушателя) – 36 ак. часов 

  • Обучение индивидуальное – 24 ак. часа 

Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.

Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.

Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Делопроизводитель».  (подробнее…)

Программа по курсу «Делопроизводитель» включает в себя следующие темы:

1. Делопроизводство

  • Документоведение. Понятие о документе.
  • Виды документов и их оформление:

        организационные;
        распорядительные;
        справочно-информационные.

  • Группы документов (входящие, исходящие и внутренние).
  • Организация документооборота.
  • Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения документов.
  • Формирование документов в дела. Номенклатура дел.
  • Работа с конфиденциальной информацией.

2. Кадровое делопроизводство

  • Документы по личному составу.
  • Виды договоров, контрактов, трудовых соглашений (основные понятия).
  • Оформление трудовых книжек.
  • Формирование личного дела.

3. Зачет

На курсах делопроизводства в нашем Учебном центре Вы приобретете знания, практические навыки и умения, которые позволят Вам самостоятельно организовывать и вести делопроизводство предприятия с ипользованием современных информационных технологий и помогут в дальнейшем стать настоящим профессионалом. 

По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Делопроизводитель».

Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.

В последнее время руководители, стараются доверить документационное обеспечение своей организации только подготовленному специалисту, не просто обладающему необходимыми теоретическими и практическими навыками, но и имеющему документы о прохождении соответствующего профессионального обучения на курсах повышения квалификации.

Теоретические знания и практические навыки, которые Вы получите в процессе обучения, а также наличие Свидетельства об окончании наших курсов, дадут Вам хорошие преимущества при поиске работы.

Профессиональное знание современного делопроизводства требуется сотрудникам канцелярии, секретариата, кадровой службы, архивариусам, делопроизводителям, менеджерам по персоналу, табельщикам и др.

Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления – это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Преимущества нашего Учебного Центра: Курсы по делопроизводству в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском.

Более 40% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей, знакомых и коллег, которые уже смогли оценить полученные знания! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, актуальные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение  к каждому обучаемому. См. «Отзывы»

Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание компьютера на уровне уверенного пользователя.

На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.

Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:

 (8443)27-04-43
 (8443)27-48-91
 8-904-770-00-83

 Отправить заявку на обучение

Мы рады видеть Вас на наших курсах!

Источник: http://center.volzhsky.ru/page/62/

Адвокат24
Добавить комментарий