Официальное вежливое письмо отказ от участия в мероприятии

Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата

Официальное вежливое письмо отказ от участия в мероприятии

Вежливый отказ, составленный с учетом психологических тонкостей, позволит сказать «нет» в такой форме, что адресат не только не обидится, но и укрепится в своем желании к дальнейшему сотрудничеству.

Когда и как используются вежливые формы отказа

Умение использовать вежливые формы отказа в тех случаях, когда вы не можете исполнить чью-либо просьбу, пригодится всегда.

Конечно, на рабочем месте, где вы исполняете свои профессиональные обязанности, отказывать приходится гораздо реже.

Это обусловлено этикой деловых взаимоотношений, когда и просьбы, и обязанность их выполнения строго регламентированы должностными инструкциями и того, кто обращается с просьбой, и того, к кому она обращена.

Тем не менее, обстоятельства могут сложиться так, что определенная свобода выбора у вас будет.

Чаще всего, это как раз такие просьбы и предложения от коллег, которые как раз выходят за рамки установленных регламентов.

Но в некоторых ситуациях вежливый отказ может потребоваться, даже когда просьба связана с выполнением того, что входит в ваш функционал, но в силу загруженности исполнить вы ее не можете.

В любом случае, односложный ответ «нет» исключен. Вам следует использовать вежливые формы отказа, чтобы не испортить отношения с коллегой или руководителем и, в то же время, дать понять, что с такими просьбами к вам не следует обращаться и в будущем.

Психологи советуют использовать такие, простые, но действенные вежливые формы отказа, как:

  1. Отсрочка принятия решения — попросите время на обдумывание просьбы, пообещайте сообщить о том, сможете ли вы ее выполнить, после того, как, например, сверитесь со своим ежедневником и планом дел;
     
  2. Объясните, почему вы не сможете выполнить просьбу — хотя давать объяснения вы не обязаны (если это не прямое поручение руководителя);
     
  3. Предвосхищайте просьбу — если вы предполагаете, что последует просьба, пожалуйтесь собеседнику до того, как он ее выскажет, о том, как вы загружены;
     
  4. Пообещайте, что в другой раз вы исполните просьбу — этот вариант вежливой формы отказа все равно не обязывает вас в следующий раз сказать «да», особенно, когда дополнить его условием «в случае, если у меня найдется свободное время»;
     
  5. «Отзеркаливайте» просьбу собеседника своим отказом — повторяйте те фразы, которыми собеседник пытается убедить вас исполнить его просьбу, проявляя дружеское участие и глядя в глаза своему визави.

Образец вежливого отказа в «зеркальной» форме:

Вы: «К сожалению, после обеда я не смогу помочь тебе с отчетом».

Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня».

Вы: «Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе».

Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов».

Вы: «Да, сегодня — последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета».

Вежливый отказ можно использовать во взаимоотношениях с непосредственным руководителем или директором. Если он, например, в который раз пытается загрузить вас сверхурочной работой, попробуйте объяснить, что чем больше нагрузка, тем меньше ваша продуктивность. Объясните ему, что в рабочее время вы сможете выполнять поставленные задачи в соответствии с их приоритетом.

Вежливый отказ в телефонном разговоре

В задачу секретаря входит вежливая и деликатная обработка любых телефонных звонков. Но и в этих случаях часть приходиться использовать вежливые формы отказа, представленные в таблице ниже.

СитуацияОбразец вежливого отказа
Звонок линейному сотрудникуЗвонок руководителю
Если с абонентом не хотят общаться– Извините, в настоящий момент я не могу соединить вас с данным сотрудником, он в служебной поездке. Но вы можете передать мне информацию для него.– Согласно регламентам нашей компании, поступающая в адрес руководителя информация сначала передается его заместителю/помощнику. Запишите, пожалуйста, электронный адрес, на который вы можете ее отправить с пометкой, что сведения предназначаются руководителю. В случае, если ваше предложение нас  заинтересует, с вами обязательно свяжутся.
– Извините, Сергей Петрович, но Ирина Ивановна не может сейчас переговорить в вами (у нее совещание и т. п.). Пожалуйста, оставьте для нее информацию или направьте ее письмом на адрес нашей электронной почты с пометкой «лично».
Если звонок уже не первый и абонент настаивает на  личном общении– Сергей Петрович, ваше предложение, несомненно, будет рассмотрено, но его нужно оформить в более развернутом виде и не в телефонном разговор. Это нужно, чтобы Александр Васильевич  смог в деталях ознакомиться с потенциально интересным проектом. Отправить нужную информацию вы можете на наш электронный адрес или факс с пометкой «лично». Заместитель руководителя обязательно свяжется с вами.
Если поступило коммерческое или рекламное предложение– Пожалуйста, направьте ваши предложения нам по факсу или в адрес электронной почты. Предложение и, если оно нас заинтересует, ответственный сотрудник с вами свяжется. 

Читать также:

Как сформулировать вежливый отказ в деловом письме

О том, как написать вежливый отказ правильно, должен знать каждый секретарь. Крупные компании ежедневно получают письма, содержащие разного рода приглашения и предложения. Многие из них после того, как будут просмотрены, поступают на исполнения секретарю, который и оформляет письма-отказы.

Как написать вежливый отказ от предложения

По правилам деловой переписки,  письмо-вежливый отказ от предложения каких либо товаров или услуг может содержать вежливое, но категорическое «нет» только в случае, когда данное предложение направлено явно не по адресу. В остальных случаях текст вежливого отказа должен предполагать возможность продолжения диалога — ведь рыночная конъюнктура может измениться в любой момент.

Вежливый отказ, примеры для ситуаций с потенциальными контрагентами могут такие ключевые фразы, как:

  • Спасибо за участие в конкурсе, анонсированным нашей компанией. Как идея вашего проекта, так и оригинальны способ его реализации очень понравились руководству, но заявленная вами стоимость превышает бюджет, выделенный для этих целей. В настоящее время в качестве исполнителя выбрана другая компания, но мы надеемся на продолжение сотрудничества в будущем;  
  • Мы внимательно ознакомились с предложенной вами продукцией и ее техническими характеристиками. К сожалению, по некоторым параметрам  данные модели нам не подходят. Надеемся, что в дальнейшем, если мы сможем внести изменения, то сможем заключить с вашей компанией договор на поставку.

Как правильно написать вежливый отказ от сотрудничества

Текст вежливого отказа от сотрудничества, оформленный с использованием языка и этикета деловой переписки, как правило, имеет следующую структуру:

Вводная часть: вежливое обращение по имени-отчеству, информирование о получении предложения о сотрудничестве и выражение благодарности за это предложение и внимание, проявленное к вашей компании;

Основной текст: Аргументированный отказ от сотрудничества с указанием тех обстоятельств, которые мешают заключению договора. Если предложение сопровождалось приложением документов, необходимо отметить, что все они были подробно изучены;

Заключительная часть: Выражение сожаления о том, что в настоящий момент сотрудничество невозможно и выражение надежды на то, что оно будет вероятно уже в ближайшем будущем. При необходимости, можно перечислить условия, при которых это станет возможным.

Своего рода вежливый отказ от сотрудничества — это и письмо-извещение об отказе в приеме на работу. Пример такого письма приведен ниже.

Как оформить вежливый отказ от приглашения

Важно, чтобы вежливый отказ от приглашения также был своевременно оформлен, поскольку организация и планирование многих мероприятий осуществляется с учетом предполагаемого количества участников.

Поэтому своевременно отосланный в адрес организаторов вежливый отказ от приглашения позволит им оперативно скорректировать программу, определить количество посадочных и бронируемых в гостиницах мест. Не следует забывать и о речевом этикете в деловой переписке.

Такое письмо не только дань элементарной вежливости, но и свидетельство наличия деловой этики и профессионализма.

Справка

Начинаться  вежливый отказ от приглашения, оформленный в письменном виде, может со слов:

  1. Выражаем благодарность за приглашение, но, к сожалению…
     
  2. Спасибо за предоставленную возможность принять участие в таком интересном мероприятии, как … но, к сожалению
     
  3. К сожалению, в настоящее время у нас нет возможности стать участниками …, в связи…

Желательно, чтобы причины, по которым компания не сможет ответить на приглашение, были указаны в тексте вежливого отказа. В его заключительной части также нужно будет выразить надежду, что в следующий раз свое участие ваша компания обеспечить сможет.

Читать также:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211199-vejlivyy-otkaz-18-m1

Как написать письмо-отказ от предложения

Официальное вежливое письмо отказ от участия в мероприятии

Принимать предложение о работе не то же самое, что отклонять его — в этом меньше удовольствия и больше трудностей. Однако, отказ от предложения является отличной возможностью для создания собственного бренда и поддержания отношений с сотрудниками из этой компании.

3 шага для написания письма отказа от предложения:

Шаг 1: Выразите свою благодарность

В первую очередь важно поблагодарить HR-менеджера за предложение о работе и за уделенное вам время.

Хотя интервьюирование потенциальных кандидатов является частью работы менеджера по персоналу, тем не менее, этот человек потратил несколько часов на то, чтобы прочитать ваше резюме, просмотреть ваши профили в социальных сетях и провести с вами собеседования.

Возможно, они рассказали о вас другим сотрудникам компании и дали отличные характеристики. Поэтому, искренняя благодарность за потраченные время и усилия, выраженное в письме, будет иметь большое значение.

Например:«Большое спасибо за предложение о работе на позицию менеджера по маркетингу.

Я очень признательна за то, что Вы нашли время, чтобы рассмотреть мою кандидатуру и ответить на мои вопросы о компании и о должности».

«Еще раз спасибо за собеседование, проведенное на прошлой неделе — мне было приятно познакомиться с командой и посмотреть офис. Я многое узнал о позиции операционный директор и очень благодарен за Ваше предложение».

«Мне бы хотелось еще раз поблагодарить Вас за приглашение и возможность работать в Вашей компании».

Шаг 2: Кратко объясните причину

Особенно, если вы потратили много времени на прохождение различных этапов собеседований, то будет неправильно оставлять HR-менеджера в неведении, почему вы отклоняете предложение.

Тем не менее, нет необходимости вдаваться в подробности и говорить о том, что другая компания вам предложила лучшие условия или, что вы всю прошедшую неделю провели в мучительных раздумьях по поводу своего решения.

Самое лучшее, что вы можете сделать — это честно и кратко объяснить причину, почему вы не принимаете предложение.

Например:«Все тщательно взвесив, я принял решение принять предложение от другой компании».«После долгих раздумий, я решил, что сейчас не самое подходящее время для того, чтобы оставлять мою текущую должность в компании «Y».

«Несмотря на то, что эта должность открывает для меня много возможностей, я все же решил, принять предложение от другой компании на позицию «Директор по маркетингу», на которой я смогу реализовать мои профессиональные цели в сфере маркетинга».

«Я получила несколько приглашений от компаний и выбрала другую компанию, которая лучше всего соответствует моим текущим целям и планам по построению карьеры».

«Я вынуждена отказаться от Вашего предложения. У меня появилось другое предложение, и в настоящий момент оно мне более интересно по уровню должности  и зоне ответственности».

Шаг 3: Оставайтесь на связи

Мир поиска работы — особенно в некоторых отраслях очень тесен. Поэтому, перед тем как вы откажитесь от предложения, не помешает написать немного любезностей в адрес HR-менеджера.

Если вы обсуждали на собеседовании какое-то событие или конференцию, на которые вы оба собираетесь пойти, упомяните об этом в письме.

В противном случае, вы можете просто пожелать этому человеку удачи и всего наилучшего в будущем.

Например:«Надеюсь, вновь Вас увидеть в следующем месяце на конференции, на которой мы оба будем присутствовать».«Мне было очень приятно познакомится с Вами, и я надеюсь, что в будущем наши пути пересекутся».«Спасибо еще раз за потраченное время и Вашу поддержку. Желаю Вам всего наилучшего».

«Мне было нелегко принять это решение, поскольку мне бы очень хотелось работать с Вами, если не сейчас, то в будущем на другой позиции и с более интересным для меня функционалом. Еще раз спасибо».

Независимо от того, насколько вы уверены, что не хотите работать в этой компании, отказываться от предложения — дело не из приятных. Но помните, что это неотъемлемая часть для поиска работы вашей мечты.

4 совета по написанию письма об отказе от предложения:

1. Действуйте без промедления
Как только вы приняли решение отклонить предложение, звоните HR-менеджеру и пишите письмо. Компании нужно будет предложить эту позицию другому кандидату, и вы не должны задерживать процесс.

2. Будьте вежливы
Даже если вы отказываетесь от предложения, вы должны сделать так, чтобы компания имела вас в виду в будущем, когда у них будут открытые вакансии. Поэтому, SMART- соискатели используют любую возможность для установления и расширения сети контактов. Так что, поблагодарите всех людей, кто вас интервьюировал и пожелайте им и их компании успехов.

3. Будьте дипломатичны
Если вы приняли другое, более щедрое предложение, не раскрывайте деталей условий вашего трудового договора. Сообщите HR-менеджеру, что вас впечатлила компания и вы внимательно рассмотрели их предложение, но соглашаетесь принять другую позицию, которая больше соответствует вашим карьерным целям.

4. Будьте краткими
Это письмо не место для рекламирования своих навыков и достижений. Компания уже знает вам цену. В данном случае, фраза «Краткость — сестра таланта» как никогда кстати.

Примеры писем отказов от предложений:
Пример №1

Уважаемый(-ая) HR-менеджер (имя),

Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «Ассистент бренд-менеджера». После тщательного рассмотрения, я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.

Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.

Желаю Вам всего наилучшего.

С уважением,
N

Пример №2

Уважаемый(-ая) HR-менеджер (имя),

Я хотел бы воспользоваться возможностью и поблагодарить Вас за сделанное мне предложение о работе. Я получил огромный опыт после прохождения с Вами и Вашей командой различных видов собеседований, и я рад, что вы выбрали на эту должность мою кандидатуру.

С большим сожалением Вам сообщаю, что в этот раз должен отказаться от Вашего предложения. Личные обстоятельства мешают мне принять его. Я прошу у Вас прощение за то, что не могу присоединиться к Вашей компании, потому что я уверен, что это то место, где бы я мог расти и развиваться, как в профессиональном, так и в личном плане.

Еще раз большое спасибо за предложение, и я желаю Вам и Вашим коллегам удачи и дальнейших успехов.

С уважением,
N

Узнайте, что советуют эксперты кандидатам в статье Как отказаться от предложения о работе?

Источник: https://bosshunt.ru/kak-napisat-pismo-otkaza-ot-predlozheniya/

Официальное вежливое письмо отказ от участия в мероприятии

Официальное вежливое письмо отказ от участия в мероприятии

Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку. Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера.

В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента. Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания.

Пример делового письма отказа от участии в мероприятии

Надеемся, что в дальнейшем, если мы сможем внести изменения, то сможем заключить с вашей компанией договор на поставку.

Как правильно написать вежливый отказ от сотрудничества Текст вежливого отказа от сотрудничества, оформленный с использованием языка и этикета деловой переписки, как правило, имеет следующую структуру: Вводная часть: вежливое обращение по имени-отчеству, информирование о получении предложения о сотрудничестве и выражение благодарности за это предложение и внимание, проявленное к вашей компании; Основной текст: Аргументированный отказ от сотрудничества с указанием тех обстоятельств, которые мешают заключению договора. Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня».

Вы:

«Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе»

. Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов».

Вы:

«Да, сегодня — последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета»

.

Bosshunt

Принимать предложение о работе не то же самое, что отклонять его — в этом меньше удовольствия и больше трудностей.

Возможно, они рассказали о вас другим сотрудникам компании и дали отличные характеристики. Поэтому, искренняя благодарность за потраченные время и усилия, выраженное в письме, будет иметь большое значение.

Например: «Большое спасибо за предложение о работе на позицию менеджера по маркетингу.

Официальное письмо об участии в мероприятии

Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.

  1. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  2. Письмо-отказ от участия в мероприятии При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
  3. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Важно В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

22 Январь 2013 › › Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ.

Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  1. нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.
  2. мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  3. нам неприятно отвечать отказом;

Недавно я проводила для крупной производственной компании.

Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок.

Как оформить письмо-отказ: образцы и примеры

Когда одна организация направляет предложение о сотрудничестве, которая предусматривает подписание договора, другой компании, то, как очевидно, наиболее частым случаем будет отказ в таком сотрудничестве, случаи согласия более редки.

В ситуации подобного отказа стандартный вариант — это отсутствие ответных действий со стороны адресата оферты. Тогда получателю оферты имеет смысл выслать ее отправителю письмо-отказ, в котором получатель вежливо отказывается от сотрудничества в настоящий момент, но выражает надежду на его возможность впоследствии статьи

Отказ от заключения договора — это документ, который направляется одной организацией в адрес другой, когда первая компания приняла соответствующее решение.

Основанием для него становится предложение, направленное этой другой компанией в адрес первой.

Составляем грамотно деловое письмо-отказ

06.07.15 8:11 В этой статье речь пойдет о не совсем приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации в сфере деловых отношений – письме-отказе.

Возможно, что и неплохой кандидат, потенциальный партнер, сотрудник не подходит нам по ряду объективных причин.

2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом.

3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании.

Представим следующую ситуацию: ваша организация

alishavalenko.ru

Терентьев Богдан

  1. 0 Коментарьев
  2. 01.08.2019 /

Кто должен подписать В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений).

Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции.

К чему мы клоним: в письме нет конкретики.

Шпаргалка делопроизводителя

Деловое письмо Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Письмо-запрос. В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы.

Источник: http://adantropov.ru/oficialnoe-vezhlivoe-pismo-otkaz-ot-uchastija-v-meroprijatii-14628/

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Официальное вежливое письмо отказ от участия в мероприятии

  • Сложности при написании писем-отказов
  • Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры
  • Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в письменной форме, в деловом письме: варианты, примеры, образец отказа
  • Как вежливо и грамотно ответить отказом на приглашение на собеседование: варианты, примеры, образец отказа
  • Как вежливо и грамотно ответить отказом на предложение о работе, сотрудничестве: варианты, примеры, образец отказа
  • Как вежливо и грамотно отказаться от участия в мероприятии: варианты, примеры, образец отказа
  • По каким поводам происходит деловая переписка
  • Как оформить отказ
  • Общие сведения о деловом письме
  • На имя кого писать
  • Оформление письма-отказа
  • Кто должен подписать
  • Как отправить письмо
  • Письмо-отказ от сотрудничества
  • Зачем нужна расписка
  • Кто пишет расписку
  • Нотариус или свидетели

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

  • Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
  • Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
  • Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
  • Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха.

Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения.

Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры

Отказ в любом случае – дело неприятное. Однако отказ в коммерческом дело, деловом союзе или бизнесе – это то, что встречается часто. Отказ имеет право на существование в различных ситуациях:

  • Можно отказать в неактуальных предложениях
  • Не согласиться на сотрудничество
  • Отказаться от требований
  • Отказаться выполнять определенный объем работы
  • Отказ в принятии на работу

Говорить кому-то «нет», конечно же, неприятно, но в некоторых случаях просто необходимо.

Для уважаемого начальника или администрации важно подобрать действительно «сильные» и доходчивые слова, ведь порой банальное «нам это не интересно», может звучать достаточно грубо.

Таким образом потенциальный или реальный клиент почувствует обиду и разочарование, что отпугнет его приходить в организацию, заведение, учреждение еще раз.

Существует ряд «универсальных» слов и клише фраз, которые нужно использовать профессиональному переговорщику для того, чтобы правильно отказать.

Важно помнить правила:

  • Не при каких условиях не следует переходить на личности, так как вы совершенно необоснованно можете обидеть человека.
  • Дайте понять человеку, что вы отказываете ему не как человеку, а не совсем согласны с его предложениями.
  • Если у вас есть возможность, предложите клиенту совершенно иное, более полезное сотрудничество.
  • После или до отказа сделайте человеку весомый и существенный комплимент по поводу его труда, способностей, возможностей.
  • Обязательно обоснуйте ваш отказ так, чтобы человек вас понял.
  • Используйте фразы-размышления, например: я все обдумал, я рассудил, я взвесил все «за» и «против», я подумал обо всех деталях и так далее.
  • Не забудьте поблагодарить человека за то, что он сделал для вас определенную работу.
  • Извинитесь за неудобства или то, что сложились данные обстоятельства.

Как отказать и сказать нет?

Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в письменной форме, в деловом письме: варианты, примеры, образец отказа

Писать письма с отказом – умение далеко не каждого начальника, секретаря, администрации и учреждения. Для этого требуются года навыков, ведь дело деликатное и может ярко свидетельствовать о том, какой статус у организации.

ВАЖНО: и способ подачи важной информации в письме свидетельствуют о том, каким уровнем обладает организация, какой у нее имидж и, конечно же, репутация.

Важно знать:

  • Составляя письмо, нужно помнить о том, что оно ни в коем случае не должно человека обидеть.
  • Правила написания письма должны диктоваться общими правилами деловой этики и вежливости.
  • Структура письма-отказа должна соответствовать всем нормам не только в построении мысли, но и в оформлении.
  • Каждое письмо-отказ должно иметь обязательные три части: обращение, основную часть и заключение.
  • Не перегружайте такой вид письма терминами, сложными словами и умозаключениями.

ВАЖНО: При написании письма нужно не «сразу рубить с плеча», сообщая наинеприятнейшую информацию, а, так сказать, оставить «путь к отступлению» (если это действительно так), давая шанс еще на одну попытку совместного сотрудничества.

Какие есть рекомендации для написания письма-отказа?

Как вежливо и грамотно ответить отказом на приглашение на собеседование: варианты, примеры, образец отказа

В некоторых ситуациях может потребоваться написание «письма-отказа от сотрудничества».

Рекомендации:

  • Начиная писать, вам следует обозначить имя того, кому вы его пишите, адрес и личные данные.
  • Обязательно используйте только вежливую и деликатную форму общения.
  • Обязательно поблагодарите вашего адресата за проявление интереса к организации.
  • Отказывая в чем-то или кому-то, следует обязательно сослаться на обстоятельства или причины (можно прислать дополнительные бумаги).
  • Если это возможно, выскажите в письме намек или надежду на то, что в дальнейшем может состояться еще одно сотрудничество.

Пример письма-отказа

Как вежливо и грамотно ответить отказом на предложение о работе, сотрудничестве: варианты, примеры, образец отказа

Что должно быть в письме:

  • Персональное обращение: вежливое, официальное, полное
  • Поблагодарите человека за любое участие или заинтересованность.
  • Задайте контекст
  • Объясните и покажите, что вы владеете всей и только полной информацией об актуальном вопросе.
  • Сообщите о том, что решение принялось, в соответствии с нормами, требованиями.
  • Выразите искреннее и деликатное сочувствие
  • Не забудьте отметить достоинств человека
  • Не грубо и «красиво» откажите человеку
  • Предложите возможные альтернативы

Письмо отказ о сотрудничестве

Как вежливо и грамотно отказаться от участия в мероприятии: варианты, примеры, образец отказа

Важные особенности:

  • Правила написания письма схожи с теми, которые требуются для других официальных писем.
  • Отказ пишется с учетом поступившего предложения участия в любом из мероприятий.
  • Обязательно сошлитесь на обстоятельства, которые помешали Вам присутствовать на мероприятии.

Отказ письмом от мероприятия

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д.

Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.

Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Источник: https://pozakonu.site/zashhita-potrebitelej/kak-vyrazit-otkaz-ot-uchastiya-v-meropriyatii-v-delovom-pisme.html

Как грамотно написать письмо-отказ

Официальное вежливое письмо отказ от участия в мероприятии

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

  • необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
  • важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
  • невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
  • психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

  • начало (заголовок и обращение);
  • основной (информативный) раздел;
  • заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Источник: https://www.papagroup.ru/article/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz/

Адвокат24
Добавить комментарий