Какие документы нужны для подтверждения о проведенном ремонте?

Об оформлении документов при ремонте транспортных средств

Какие документы нужны для подтверждения о проведенном ремонте?

Для подтверждения необходимости проведения ремонта, характера проведенных работ (ремонт, модернизация, реконструкция) целесообразно составить дефектную ведомость. В ней описать обнаруженные неисправности, предложения по устранению выявленных неисправностей, способ устранения (хозяйственный), предполагаемый срок проведения ремонтных работ.

Далее если транспорт передается в ремонтный цех, то необходимо составить документ, подтверждающий перемещение основного средства в другое структурное подразделение (например, накладная на внутреннее перемещение по форме № ОС-2). Если транспорт ремонтируется на месте, составлять такой документ не нужно.

Приемку отремонтированного объекта оформляют специальным актом. Например, по форме № ОС-3. На основании данного акта сведения о проведенном ремонте отражаются в инвентарной карточке учета основного средства.

Передачу материалов (запчастей) для ремонта транспортных средств можно оформить требованием-накладной по форме № М-11, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. Списание стоимости материалов, израсходованных для ремонта конкретного объекта, можно оформить актом в произвольной форме с наличием всех обязательных реквизитов.

Подробный порядок оформления операций по ремонту основных средств содержится в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как провести и отразить в бухучете ремонт основных средств

Как задокументировать ремонт основных средств

Все операции, связанные с ремонтом, надо оформлять первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Причем задокументировать нужно не только перемещения имущества, но и его приемку после восстановительных работ. Кроме того, важно обосновать необходимость ремонта.

Какими документами обосновать необходимость ремонта

86.5850 (6,8,9)

Необходимость ремонта можно подтвердить актом о выявленных неисправностях и дефектах основного средства, дефектной ведомостью.* Для некоторых отраслей предусмотрены унифицированные формы таких документов.

Например, оформить дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов можно дефектной ведомостью, которая утверждена постановлением Минтранса России от 9 января 2004 г. № 2.

Дефекты основных элементов трубопроводов тепловых электростанций отражают в ведомости дефектов трубопроводов (утверждена постановлением Госгортехнадзора России от 18 июня 2003 г. № 94).

Если унифицированной формы документа, подтверждающего обнаруженные дефекты, нет, тогда можно разработать бланк самостоятельно. Например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств. Главное, чтобы в этом бланке были все обязательные реквизиты. В акте указывают неисправности основного средства и предложения по их устранению.*

А сколько экземпляров акта о выявленных неисправностях, дефектах основного средства или ведомости составлять? Все зависит от того, кому принадлежит имущество и кто будет делать ремонт:

  • если будете ремонтировать собственное имущество хозспособом, то есть своими силами, то одного экземпляра «для себя» будет достаточно;
  • когда же работы будут выполнять подрядчики, документ составьте по числу участников. Представители всех задействованных сторон должны подписать каждый экземпляр.

Если ремонтировать будете новое оборудование, дефекты которого выявлены при монтаже, то зафиксировать их нужно в акте о выявленных дефектах оборудования. Например, по форме № ОС-16. Поступать так нужно в отношении объектов, еще не принятых на учет в качестве основных средств.

Как оформить передачу основного средства в ремонт

86.68147 (6,8,9)

Передачу объекта в ремонт задокументируйте. Делать этого не придется, лишь когда основное средство ремонтируют на месте.* Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Когда передаете основное средство в ремонт, в специальное подразделение организации, составьте накладную на внутреннее перемещение, например, по форме № ОС-2.*

Если же ремонт выполняет сторонняя организация, с которой заключен договор подряда, то

передачу объекта в ремонт оформляют, например, актом о приеме-передаче объекта в ремонт. Его можно составить в произвольной форме.

Если подрядчик вдруг утратит или испортит основное средство, то подписанный акт позволит потребовать возмещения убытков.

Если же акта не будет, то доказать передачу основного средства подрядчику будет сложно, как и потребовать компенсации. Это следует из статей 15, 702 и 714 Гражданского кодекса РФ.

Какими документами оформить приемку восстановленного основного средства

86.68148 (6,8,9)

Приемку отремонтированного объекта оформляют специальным актом. Например, по форме № ОС-3. Его заполняют независимо от того, хозяйственным или подрядным способом выполнен ремонт.* Только в первом случае оформляют бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков). Акт подписывают:

  • члены приемной комиссии, созданной владельцем имущества;
  • сотрудник, ответственный за ремонт основных средств или представитель подрядчика;
  • сотрудник, ответственный за сохранность основного средства после ремонта.

После этого акт утверждает руководитель. Далее документ передают бухгалтеру.

Получив акт, сведения о проведенном ремонте отразите в инвентарной карточке учета основного средства* или в инвентарной книге (предназначена для малых предприятий). Для этого можно воспользоваться типовыми формами № ОС-6, №ОС-6а или № ОС-6б. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

При приемке зданий, сооружений или помещения, после строительно-монтажных работ, нужно оформить дополнительные бумаги. А именно акт приемки по форме № КС-2 и справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. Эти бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100.

К слову, если в процессе ремонта меняли детали, то потребуется оформить акт о замене запчастей основного средства. Типового бланка такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Главбух советует: чтобы упростить документооборот, акты о замене запчастей в основных средствах можно составлять в конце месяца по каждому исполнителю работ.

12.52088 (6,8,9)

Ситуация: нужно ли составлять акт о приеме-сдаче основного средства при ремонте хозспособом, например, по форме № ОС-3

Нет, не нужно, если основное средство при ремонте не передавали в другие подразделения.

Объясняется это тем, что составлять акты о приеме-сдаче надо только при перемещениях основного средства от заказчика к исполнителю и наоборот. Например, если объект был передан для ремонта подрядчику или в ремонтную службу организации.

Если же при ремонте местонахождение объекта не меняется, когда ремонт проводят прямо «на месте», то и приемки-передачи основного средства не происходит.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Какие реквизиты дефектной ведомости помогут избежать претензий налоговиков

Составление дефектной ведомости не обязательно. Однако практика показывает, что наличие такого документа позволит компании избежать возможных претензий со стороны контролеров. Например, указание в документе повреждений объекта, а также характера и срока ремонтных работ обоснует единовременное списание соответствующих расходов*

Практика показывает, что при проверке налоговики часто просят представить дефектную ведомость, подтверждающую факт поломки (износа) и необходимость ремонта того или иного имущества компании. По мнению контролеров, наличие такого документа обязательно и при его отсутствии соответствующие расходы компания не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/82969-ob-oformlenii-dokumentov-pri-remonte-transportnyh-sredstv

Ремонт хозспособом

Какие документы нужны для подтверждения о проведенном ремонте?

Скачать образец акта выполненных работ. Файл *doc (Word), размер файла 46 КБ.

Скачать образец акта выполненных работ. Файл *doc (Word), размер файла 46 КБ.

Форма акта выполненных работ не прописана законами, поэтому организация может разработать собственную форму для заполнения и использования.

Для того, чтобы правильно (и как можно подробнее) составить акт, необходимо указать следующие пункты:

  1. Порядковый номер данного документа для его регистрации в бухгалтерии.
  2. Дата составления документа.
  3. Номер договора, согласно которому составляется акт выполненных работ.
  4. Сроки выполнения оговоренных работ.
  5. Объемы выполненных работ.
  6. Общая стоимость работ (с обязательным учетом НДС).
  7. Номер счета, который предоставляется заказчику для оплаты произведенной работы (услуги).
  8. Полное название заказчика и исполнителя, согласно учредительным документам.
  9. Оттиск печати обеих заинтересованных организаций.
  10. Подписи исполнителя и заказчика, или лиц, имеющих право подписи.

Скачать образец акта выполненных работ. Файл *doc (Word), размер файла 37 КБ.

Зачем акт нужен?

Акт выполненных работ необходим в случае, когда необходимо подтвердить факт выполнения работ исполнителем — в этом случае акт выступает в роли отчета исполнителя перед заказчиком.

Акт приема-передачи без предварительного договора или какого-либо соглашения может признаваться налоговой ничтожным, что повлечет за собой невозможность учитывать данные расходы в уменьшении налоговой базы.

В случае, если исполнитель не выполняет своих обязанностей, срывает поставленные сроки работы, имеется брак или ненадлежащее исполнение работы, то заказчик имеет полное право не подписывать акт выполненных работ и не принимать работу до полного устранения недостатков или вовсе отказать исполнителю в оплате. В таком случае, исполнитель обязан устранить все недоработки и составить новый акт выполненных работ, с учетом новых обстоятельств.

Когда акт обязателен

В большинстве своем акты не обязательны. Есть только несколько случаев, когда акт приемки обязателен:

  • При передаче здания покупателю — п.1 ст.556 ГК.
  • При передаче предприятия покупателю — п.1 ст.563 ГК.
  • При принятии работ по договору строительного подряда — п.4 ст.753 ГК.
  • При передаче объектов недвижимости в аренду.

В сфере капитального строительства в качестве акта выполненных работ применяется унифицированная форма КС-2. Эта форма заполняется на основании Журнала учета выполнения работ.

Акт подписывается подрядчиком и заказчиком. Затем на основании акта готовится справка о стоимости работ и понесенных затратах по форме КС-3. На основании справки заказчик оплачивает услуги подрядчика.

Акт как бухгалтерский документ

НалогОбязателен ли акт?
Все налоговые режимыАкт в любом случае лучше подписать исполнителю, чтобы потом не было претензий.
УСН ДоходыНеподписанный акт никак на налог не повлияет.
УСН Доходы-РасходыАкт нужен, чтобы подтвердить расходы.
НДФЛАкт нужен, чтобы подтвердить расходы.
Налог на прибыльАкт нужен, чтобы подтвердить расходы.
ЕСХНАкт нужен, чтобы подтвердить расходы.
НДСБез акта выполненных работ рискованно принимать НДС к вычету.
ЕНВДНеподписанный акт никак на налог не повлияет.
ПСННеподписанный акт никак на налог не повлияет.

По сути не очень обязательный документ — акт приема-передачи, очень часто запрашивается бухгалтерией организации и на то есть основания.

Отсутствие акта усложняет процедуру подтверждения затрат и полученной прибыли.

Затраты компании на выполнение работ можно включить в себестоимость продукции и эти траты могут включаться в расходы организации при расчете налога на прибыль. Поэтому такие траты необходимо документально подтвердить — акт выполненных работ будет таким основанием. По мнению ФНС только акт принятия работ может достоверно подтвердить факт осуществления затрат.

А также, в случае отсутствия акта выполненных работ, организация не сможет получить начисленный и уплаченный НДС.

Также акт приемки будет выполнять функции документа учета, что поможет в разговоре с налоговой, если они решат,что компания пытается уйти от уплаты налогов.

Устранение недостатков работы

Если акт выполненных работ подписан заказчиком, то работа исполнителя считается выполненной в полном объеме и заказчик не имеет права требовать устранения недостатков.

Если в работе исполнителя обнаружены недостатки, то об этом необходимо его предупредить и задокументировать недостатки либо актом о приеме исполненных работ с недостатками, либо актом о недостатках.

В настоящее время с учетом существующей финансово-экономической ситуации, отменой лицензирования строительной деятельности, иными упрощениями довольно популярным стало осуществление строительства хозяйственным способом. Рассмотрим основные моменты, касающиеся данного явления.

Необходимо наличие трех условий

Определение хозяйственного способа строительства дано Инструкцией о порядке определения стоимости объекта строительства в бухгалтерском учете, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 14.05.

2007 № 10 (далее — Инструкция).

Под таковым понимается организационная форма строительства, при которой строительные и монтажные работы выполняются собственными силами, за счет собственных средств застройщика с последующим принятием объекта строительства к учету. При этом:

  • под собственными силами понимается выполнение строительных работ работниками организации-застройщика, включая работников филиалов, с которыми заключены трудовые договоры, а также гражданами, привлеченными к выполнению работ по договорам гражданско-правового характера;
  • под собственными средствами — собственные средства организации (прибыль, остающаяся в распоряжении организации, оборотные средства), а также привлеченные на возвратной основе заемные средства (кредиты банков и займы);
  • под принятием объекта строительства к учету — оприходование объекта на баланс организации-застройщика в качестве основного средства или в качестве готовой продукции, предназначенной для дальнейшей продажи.

При осуществлении строительства хозяйственным способом к выполнению специальных видов строительных работ (электротехнических, санитарно-технических и др.) можно привлекать на договорной основе специализированные строительные организации, что не меняет сущности хозяйственного способа строительства.

Инструкцией установлено, что в случае строительства с привлечением подрядных организаций к хозяйственному способу относится та часть работ, которая выполнена собственными силами застройщика.

При этом строительные работы, выполняемые за счет средств республиканского или местных бюджетов организациями государственного дорожного хозяйства на автомобильных дорогах общего пользования, организациями водного транспорта на внутренних водных путях общего пользования, организациями жилищно-коммунального хозяйства на объектах коммунального хозяйства, принадлежащих им на праве хозяйственного ведения, а также на объектах жилищного фонда за счет средств республиканского, местных бюджетов и отчислений населения на капитальный ремонт жилых домов, к хозяйственному способу не относятся.

Таким образом, для придания строительству (выполнению работ) статуса «хозяйственный способ строительства» необходимо одновременное наличие трех вышеназванных условий:

  • выполнение работ собственными силами;
  • выполнение работ за счет собственных средств застройщика;
  • последующее принятие объекта строительства к учету.

Договор подряда не заключается

Лицо, осуществляющее строительство, выступает в качестве застройщика. Определение застройщика в строительной деятельности дано в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 300-З «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь».

В соответствии с указанной нормой таким лицом является юридическое или физическое лицо, в том числе ИП, определяемое в соответствии с законодательством, финансирующее возведение, реконструкцию, реставрацию, ремонт, благоустройство объекта, снос, осуществляющее строительную деятельность самостоятельно с привлечением инженера (инженерной организации), с привлечением либо без привлечения для выполнения отдельных видов работ подрядчика в строительной деятельности на основании заключенного договора.

Анализ вышестоящих норм указывает на то, что при строительстве хозяйственным способом договор подряда не заключается.

Это является логичным, поскольку тут как подрядчик, так и заказчик выступают в одном лице, а в соответствии со ст.

155 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК) для заключения договора необходимо выражение согласованной воли (действий) двух сторон (двусторонняя сделка) либо трех или более сторон (многосторонняя сделка).

В практике отдельными субъектами высказывается мнение о возможности заключения договора подряда, который с одной стороны подпишет руководитель заказчика, а с другой стороны — уполномоченный руководителем начальник отдела капитального строительства и т.п. Безусловно, данный подход противоречит нормам ст. 49, 155, 183 ГК.

Причиной этого является то, что фактически одно и то же лицо через своих уполномоченных представителей выступает в обоих ипостасях. Руководитель предприятия на основании ст. 49 ГК представляет интересы предприятия без доверенности. Начальник ОКСа представляет интересы предприятия на основании должностной инструкции или доверенности. Подобные сделки в силу ст.

169 ГК будут являться недействительными.

Строительство необходимо осуществлять на основании администртивно-уполномочивающих документов застройщика: приказа об образовании ОКСа, Положения о нем, приказа о закреплении обязанностей ГИПа, ГАПа за конкретными должностными лицами предприятия.

Формирование стоимости, бухучет, налогообложение

Определение того, каким способом выполняются строительно-монтажные работы и работы по монтажу оборудования — подрядным или хозяйственным, влияет на порядок осуществления формирования стоимости работ, их бухгалтерского учета а также налогообложения. В соответствии с п.

15 Инструкции учет затрат на выполнение строительных работ при хозяйственном способе строительства осуществляется по следующим статьям затрат: «Материалы», «Основная заработная плата рабочих», «Затраты по эксплуатации строительных машин и механизмов», «Прочие расходы», «Накладные расходы».

В этом же пункте детально расписан порядок учета затрат на выполнение строительных работ при хозяйственном способе строительства. Обоснованность произведенных затрат подтверждается экономическими расчетами, произведенными соответствующими специалистами застройщика (инженерами, экономистами).

Решение о включении затрат в стоимость объекта учета принимается руководителем застройщика или иным уполномоченным им лицом.

При финансировании работ, выполняемых хозяйственным способом, за счет средств республиканского и (или) местных бюджетов, государственных целевых бюджетных и внебюджетных фондов основанием для получения указанных средств является акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ по форме С-2, установленной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 29.04.2011 № 13, составленный в базисных ценах, и бухгалтерская справка о сумме фактически произведенных затрат в разрезе статей затрат.

Источник: https://bcoll.ru/345-remont-hozsposobom/

Ремонт или модернизация? Вот в чем вопрос

Какие документы нужны для подтверждения о проведенном ремонте?

Этим вопросом рано или поздно задается любая организация независимо от того, есть у нее собственные основные средства или она арендует их. Ведь неправильная оценка произведенных работ влечет за собой значительные налоговые последствия. На основе анализа арбитражной практики мы расскажем, как отличить ремонт от модернизации и чем подтвердить свою позицию.

Цена вопроса велика

Отнесение работ к ремонту или модернизации влияет на порядок их учета для целей налогообложения прибыли. Если работы относятся к ремонту (неважно какому — капитальному или текущему), затраты на их осуществление полностью учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены (п.

1 ст. 260 НК РФ). Если же работы относятся к модернизации, достройке, дооборудованию, реконструкции, техническому перевооружению, затраты на них увеличивают первоначальную стоимость основных средств (п. 2 ст. 257 НК РФ).

Поэтому в расходы они будут включаться не сразу, а в течение срока полезного использования основного средства в составе амортизационных отчислений.

Как видим, от того, к какому виду расходов относятся произведенные работы, зависит величина налога на прибыль.

Конечно же компании выгоднее признать работы ремонтом и сразу уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на всю сумму затрат, нежели списывать в состав расходов их частично на протяжении нескольких лет.

Но здесь главное — не ошибиться в квалификации работ. Иначе негативных налоговых последствий организации не избежать.

Налоговый кодекс четкого ответа не дает

Определения ремонтных работ в Налоговом кодексе нет. Есть лишь указание, что затраты на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). Но в ст.

257 НК РФ говорится, что следует считать модернизацией, достройкой, дооборудованием, реконструкцией и техническим перевооружением.

Так, к достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.

Реконструкцией признается переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.

Комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным является техническим перевооружением.

Как видим, эти определения носят оценочный характер и не содержат каких-либо конкретных перечней работ. В результате организации сталкиваются с трудностями в квалификации проведенных работ.

пример 1

В результате поломки электродвигатель станка был заменен. Новый электродвигатель обладает лучшими техническими характеристиками (большая мощность, меньшее потребление электроэнергии) и новыми качествами (есть автоматическая защита от перегрева).

С одной стороны, можно расценить такую замену как модернизацию. Ведь имеются ее признаки: станок стал способен переносить повышенные нагрузки и появилось новое качество — при перегреве электродвигателя станок автоматически выключается.

Но с другой стороны, новые качества электродвигателя организации не нужны. Она с удовольствием бы заменила вышедший из строя электродвигатель на аналогичный. Но такие электродвигатели уже не выпускаются, и поэтому она была вынуждена приобрести электродвигатель из тех, которые есть в продаже и наиболее соответствуют по своим характеристикам.

Цель организации не получение новых качеств у станка, а просто замена вышедшей из строя детали. Поэтому проведенные работы по замене электродвигателя можно рассматривать и как ремонт, поскольку они направлены на поддержание основного средства (станка) в исправном состоянии.

На наш взгляд, из положений Налогового кодекса следует, что определяющее значение в квалификации работ как ремонта или модернизации является цель, с которой производятся эти работы.

Если цель работ — поддержание основного средства в исправном состоянии, то замену вышедшей из строя части основного средства следует рассматривать как ремонт, даже если замененная часть обладает лучшими характеристиками.

Если же цель работ — получение каких-либо новых качеств и свойств основного средства, это модернизация.

Однако практика показывает, что налоговые органы на местах предпочитают отталкиваться от того, появились ли у основного средства какие-либо новые свойства и качества или нет. Если появились — это модернизация, независимо от цели проведения работ, если не появились — это ремонт.

Рекомендации чиновников

В Минфин России часто поступают запросы организаций с просьбой разъяснить, относятся ли те или иные работы к ремонтным, или их следует рассматривать как модернизацию. В большинстве своем чиновники конкретных ответов не дают, а приводят лишь общие рекомендации. Из них можно выделить три основных подхода финансистов к решению проблемы.

Источник: https://www.eg-online.ru/article/187982/

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Какие документы нужны для подтверждения о проведенном ремонте?

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «Как обманывают в договорах»

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса.

Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Статья актуальна на 11.03.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/129

Адвокат24
Добавить комментарий