Хронометраж рабочего времени образец заполнения бухгалтера

Учет рабочего времени бухгалтера | Хронометраж бухгалтера

Хронометраж рабочего времени образец заполнения бухгалтера

Для начала развеем 3 основных мифа, так как бытует мнение, которое охотно поддерживают наши сотрудники, что вести учет очень сложно, долго и бесполезно.

И так по порядку.

Сложно. Человек с образованием (а бухгалтер и не может быть без образования) может разобраться с технологией учета в течение 5-10 минут. А закрепить навыки — в течение недели — максимум двух.

Долго. Если разделить количество текста, которое набивает бухгалтер в течение дня, на скорость печати, то получится, что на учет уходит в среднем не более 15 минут в день. В среднем 20-30 строк, или порядка 2000-3000 знаков. Это 1/32, или всего 3% рабочего времени. Это ничто по сравнению с тем, сколько времени теряется впустую теми сотрудниками, которых никто не контролирует.

Бесполезно. А вот это вообще совсем не так. Ведение учета рабочего времени — пожалуй, самое выгодное вложение времени, потому что позволяет руководителю “выйти из сумрака”. Учет рабочего времени буквально раскрывает глаза на то, что происходит в компании. И показывает пути повышения эффективности работы.

Те руководители, кто уже прошел путь внедрения непрерывного ведения УРВ, уже не представляют своей жизни без этого инструмента.

А теперь давайте ближе к конкретике. Что именно нужно сделать?

1. Делаем таблицу учета Да, вот так вот банально. Конечно не на листке, впрочем тоже вариант, а в Excel. Подписываем столбцы: дата, время, задача (юнит), к какому типу относиться задача (корпоративная, для клиента, личная). Также могут быть и другие вспомогательные столбцы, чтобы вы, как руководитель могли отслеживать и анализировать ситуацию в разных разрезах. 
2. Настраиваем доступ к таблицам через «облака»Чтобы сильно не мудрить на первых порах, закупая хитрые CRMки и прочий софт, воспользуйтесь давно проверенным и главное бесплатным решением Google Docs. С помощью него вы сможете настроить совместный доступ ко всем сотрудникам и вести учет по схеме 24/7 без сложных перекидок файлов в конце дня друг другу по почте.
3. Проводим разъяснительную беседу с сотрудниками и внедряемОчень сложный для многих момент, сводящийся по сути к вопросу  — У вас бизнес или клуб по интересам? Если второе, никаких проблем, продолжайте в том же духе, но только потом не говорите почему заработок столь низкий. Если ответ утвердительный на первую часть, то начинаем действовать безотлагательно (и прочитайте еще раз первый абзац про 3 мифа)Конечно, не стоит внедрять УВР радикально-фашистскими методами. Напротив, сотрудники должны увидеть в этом новые возможности для профессионального роста, имеется введу адекватные сотрудники, а неадекватные… А зачем вам неадекватные сотрудники? 
4. Контролируем, замеряем, делаем выводыВот здесь начинается самое интересное. Пелена спадает с глаз и вы начинаете видеть весь ужас происходящего и одновременно получать удовольствие от открывающихся возможностей. Даже ведение УРВ в течение нескольких дней уже дает ощутимые результаты в виде найденных резервов. А ведение в течение нескольких месяцев показывает, что в среднем порядка половины времени расходуется на то, что клиентам потом не перевыставляется в виде счетов. Это непозволительная роскошь.

Фишки для продвинутых! 

Чтобы унифицировать и упростить учет, сформируйте список стандартных задач (юнитов) и реализуйте их в таблице в формате выпадающего списка. Это позволит не только сократить время при заполнении, но и значительно упростить анализ.
Согласитесь, одно дело если каждый сотрудник будет писать выполненную задачу своими словами и совсем другое, когда сможет выбирать ее из уже готового списка.

Учёт рабочего времени бухгалтеров
это не блажь руководителя

Бухгалтер в бухгалтерской компании — это основной производственный персонал, работа которого приносит деньги компании.

И если, например, на металлургическом заводе никого не удивляет, что по итогам работы каждого цеха составляется сменный рапорт, где указывается, сколько каких изделий выпущено, сколько горячих часов отработано, по каким причинам были простои оборудования, и так далее, то почему же для наших сотрудников это что-то странное?

Просто потому, что никогда до этого мы не работали так, как нужно работать.

Сделал — записал, то есть отчитался о том, на что потрачен ресурс под названием “время”.

А время — это деньги. И от того, насколько наше время рационально используется, настолько выше наша прибыль.

И ведение учета рабочего времени системно и непрерывно — это единственная возможность в корне исправить ситуацию.Кто-то из сотрудников перегружен, а кто-то недогружен. Мы это чувствуем. А дать точные цифры — может УРВ. И он же поможет увидеть, какие именно задачи лучше перераспределить между сотрудниками.

Мы также чувствуем, что обслуживание некоторых клиентов обходится нам слишком дорого. Но вот насколько именно, и на что именно мы тратим время, обслуживая этих клиентов, опять-таки может сказать только УРВ.

А как общаться с клиентами, если хочется повысить цену, но при этом непонятно, сколько реально времени мы их обслуживаем и какие именно вопросы решаем?

Мы видим, что работа у наших сотрудников движется медленно, но в чем именно проблема — не понимаем. В одной компании бухгалтер слишком много времени тратила на работу в банк-клиенте.

С помощью УРВ эта проблема была замечена, и нашлась причина — бухгалтер работала через Wi-Fi роутер. После подключения кабеля скорость работы существенно выросла. И таких “мелочей” — десятки.

Мелочей, которые в сумме очень сильно снижают эффективность, а значит, увеличивают себестоимость.

А низкая себестоимость на высококонкурентном рынке бухгалтерских услуг — это очень важно. Кто может работать эффективно, тот выигрывает.

Система контроля бухгалтеров
и других подразделений вашего бизнеса

Если вы хотите в регулярном режиме (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) получать следующие отчеты:

  1. 1. Сколько времени (в часах и %) у каждого сотрудника уходит на
    1. внешние (перевыставляемые) услуги
    2. внутренние дела
    3. личное
  2. 2. Как у каждого сотрудника рабочее время распределяется (в часах и %) на каждого из клиентов, которых он обслуживает
  3. 3. Как у каждого сотрудника распределяется время (в часах и %) между услугами, которые он производит — позволит увидеть, насколько уровень решаемых им задач соответствует уровню его квалификации, и как можно перераспределить работу между исполнителями более эффективно
  4. 4. клиентов по трудоемкости обслуживания — позволит сопоставить с деньгами, которые они нам платят
    1. в разрезе сотрудников (когда несколько человек ведут одного и того же клиента, но по разным участкам)
    2. в разрезе оказываемых услуг
  5. 5. Расшифровка затрат времени на внутренние дела (которые не перевыставляются клиентам) — позволит увидеть, как можно сокращать такие затраты времени

Посмотрите вебинар и вы не только узнаете, как это сделать, но и получите преднастроенный комплект с примером заполнения.

Вам останется лишь заменить фамилии вымышленных сотрудников на фамилии ваших бухгалтеров, раздать права доступа и система контроля над бизнесом готова.

И не забывайте, что вы можете и сами вести учет своего рабочего времени. И даже не можете, а это будет очень полезно. Вы увидите, какие задачи можно делегировать, и что сделать в первую очередь, чтобы освободить максимальное количество своего времени.

Кстати, можете начать именно с себя, а потом показать свои результаты сотрудникам, и распространить учет на всех остальных. Вы же можете вести хронометраж, значит, и они смогут. Ничего сложного, а пользы — много.

Заказать запись вебинара со всеми материалами! 

Источник: https://buhmagazin.ru/product/time-buh/

Хронометраж рабочего времени

Хронометраж рабочего времени образец заполнения бухгалтера

Для грамотного планирования трудового распорядка, расчёта ежедневной нагрузки и оптимального количества штатных сотрудников для выполнения поставленных задач на предприятиях должен проводиться хронометраж рабочего времени. Образец заполнения формы отчётности по проведённому исследованию представляет собой документ, который на каждом предприятии составляется в зависимости от требований руководства.

Подготовка измерений

Чтобы правильно рассчитать ход производственного процесса на предприятиях со сложным технологическим циклом, нужно осуществлять постоянное планирование трудовой деятельности.

Удачно подобранный баланс рабочего времени позволяет оптимизировать количество сотрудников в штате и фонд оплаты труда.

Для строгого учёта всех необходимых при проведении расчёта баланса параметров проводится хронометраж рабочего времени.

Для проведения хронометража на предприятии издаётся приказ. В документе определяется план проведения мероприятий, даты начала и окончания, задачи и ответственность должностных лиц. Приказ, подписанный руководителем, является основанием для начала хронометража.

Процесс хронометража включает три операции

  1. Подготовка форм учёта

    Различные должностные обязанности предполагают разный подход к формированию карты хронометража. Однако, общим является набор действий:

    • выбор единицы измерения (дни, часы, минуты, секунды);
    • определение объекта хронометража (цех, рабочее место, отдельная операция).

    Хронометраж предполагает фиксацию полного набора действий сотрудника при выполнении конкретных заданий в течение заданного количества времени.

  2. Сбор данных и аналитика

    Выборка информации по заданию может осуществляться двумя способами: вручную или с помощью автоматизированных средств учёта. Какой способ выбрать в конкретной ситуации, зависит от нескольких факторов:

    • объём информации;
    • среднедневная загрузка работника;
    • техническое оснащение предприятия.

    На этапе подготовки к анализу необходимо провести систематизацию полученных сведений.

  3. Обработка информации, подготовка отчёта и выводы по итогам проведённого хронометража

    Процесс расшифровки полученных данных в отношении каждого сотрудника предприятия включает несколько способов решения задач:

    • визуальный контроль эффективности действий;
    • сопоставление факторного и сравнительного анализа статистических выкладок;
    • поиск зависимости между изменением показателей деятельности предприятия и динамикой действий отдельных сотрудников.

Образец заполнения хронометража рабочего времени

Документирование хронометража

В постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 отсутствует информация об утверждении унифицированной формы отчётности по результатам проведённого хронометража рабочего времени.

Таким образом, руководство субъекта хозяйствования вправе самостоятельно определять, в какой форме, и с каким набором показателей проводить хронометраж.

задача – используя минимальные затраты времени и средств, получить исчерпывающую информацию по уровню производительности и эффективности контроля за работой сотрудников.

Типовой образец формы документирования результатов может включать различные данные. Общим для различных документов является присутствие следующей справочной информации:

  • дата и время проведения;
  • разбивка на периоды (декады, дни, часы);
  • объект исследования (должность, рабочее место);
  • перечисление параметров измерения (операций);
  • длительность хронометража.

Хронометраж сотрудников, занимающихся разными видами деятельности, может быть направлен на исследование времени, затрачиваемого на проведение различных операций, например:

  • медсестра – наложения повязки, проведения укола, физиотерапии;
  • врач – приёма больного, проведения операции;
  • водитель – поездки на основании полученного путевого листа;
  • соцработник – выдачи пенсионного обеспечения на дому;
  • повар – изготовления одного блюда;
  • токарь – вытачивания детали;
  • рабочий на конвейере – выполнения операции в соответствии с картой сборки.

Расчёт времени ведётся в двух показателях: абсолютном и относительном. Последнее вычисление подразумевает определение доли фактической продолжительности операции к установленному полному времени работы в течение дня.

Учёт баланса

На основе полученных данных проводится анализ и определение основных коэффициентов, показывающих эффективность использования фондов рабочего времени:

  1. Коэффициент использования календарного времени –

    Кквф = Общее число отработанного времени/календарный фонд времени

  2. Коэффициент использования табельного времени –

    Ктвф = Общий объем отработанного времени/табельный фонд времени

  3. Коэффициент использования максимального времени –

    Кмвф = Суммарное число отработанного времени/максимально возможный фонд

Расчёт фонда в формулах осуществляется в человекоднях.

В процессе планирования задач необходимо в обязательном порядке учитывать два фактора, имеющих непосредственное отношение к рабочему времени.

Фактическое наличие

Речь идёт о сумме трёх показателей при расчёте фонда рабочего времени.

где Тк – календарное время; Тт – табельное время;

Тмах – максимально допустимое время.

Источник: https://alaws.ru/hronometrazh-rabochego-vremeni/

Образец правильного заполнения хронометража рабочего времени

Хронометраж рабочего времени образец заполнения бухгалтера

Тайм-менеджмент является очень удобным инструментом, который позволяет оценивать эффективность работы как отдельных сотрудников, так и целых отделов. Эта полезная информация может принести пользу и при необходимости сокращения штата.

Чтобы выявить самых плодотворных работников, следует оценить то, как они распоряжаются своим временем. Для этого существует несколько эффективных методов, одним из которых является хронометраж рабочего времени. Это инструмент аттестации сотрудника, который происходит по определенному алгоритму.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что такое хронометраж рабочего времени?

Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно работник проводит свое время на предприятии.

При помощи хронометража можно в процентном соотношении установить, сколько часов или минут уходит на отдых, сколько на плодотворную работу, а какое количество требуется на подготовку рабочего процесса.

Но для того, чтобы провести правильную оценку, необходимо отслеживать все действия сотрудника в определенный период. Чаще всего это один рабочий день, но не всегда за столь короткое время удается увидеть точную картину происходящего.

Поэтому аттестация может продолжаться на протяжении нескольких дней. Далее выносятся средние показатели, на основании которых делаются выводы.

При помощи хронометража можно не только выявить эффективность труда, но и создать более благоприятные условия для определенной должности.

Если окажется, что загруженность сотрудника слишком большая, ему могут дать помощников. В целом, данные хронометража являются хорошим способом для оптимизации рабочей системы.

Это особенно удобно для крупных предприятий и поточного производства с повторяющимися элементами рабочего процесса.

Если проводить подобную аттестацию периодически, можно снизить риск плохой производительности компании. Но для этого необходимо составлять хронометраж при первых намеках на проблему. У работодателя есть право самостоятельно инициировать подобные проверки.

Хронометраж не является обязательным, но при наличии производственной необходимости сотрудники не могут отказаться от прохождения подобной аттестации.

Такая процедура проводится специальной комиссией, куда входят нормировщики, то есть, наблюдатели, а также специалисты отдела кадров и непрофильные сотрудники по приказу начальства. Более того, сотрудник имеет право самостоятельно провести хронометраж. Это может быть для него и плюсом, и минусом.

С одной стороны таким способом можно доказать, что человек перерабатывает. Но при самостоятельной фиксации рабочих процессов и внесения всей информации в документ, будет тратиться дополнительное время. Это приведет к тому, что исследование будет необъективным. Поэтому чаще всего самостоятельный хронометраж заменяют обычным.

Данный процесс может проходить несколькими способами. Он может быть непрерывным, то есть продолжаться все рабочее время, а также выборочным с замером временных трат только на определенные операции.

Хронометраж может быть и цикловым. Здесь производится замер потраченного времени только на циклично повторяющиеся операции. При составлении отчетных документов могут быть использованы и фотографии. Это называют фотохронометражом.

Цели и функции

Главной целью, с которой проводится подобная аттестация, является определение эффективности работы сотрудника либо отдела. Более того, правильно проведенный хронометраж позволяет оптимизировать производство и количество кадров на определенной должности.

Если окажется, что для выполнения конкретного процесса люди тратят слишком много времени, от чего страдает производительность, должны быть открыты новые вакансии. С другой стороны, если будет выявлено, что некоторые работники тратят слишком много времени впустую, штат может быть сокращен либо оптимизирован.

Контроль за эффективностью работы на предприятии является одной из главных функций тайм-менеджмента, в том числе и такого инструмента, как хронометраж. Поэтому данный метод широко используется на предприятиях с большим штатом сотрудников.

В этой статье можно подробнее почитать о штатном расписании.

Правила проведения и требования

У этой процедуры имеются свои особенности. Поэтому когда работодатель либо сотрудник инициируют проведение хронометража, они должны подготовить необходимые документы, чтобы все соответствовало правилам.

Кроме того, существуют и другие требования к подобному типу аттестации. Они касаются, в том числе, и возможности контролеров просматривать место работы человека, за которым ведется наблюдение. Никаких преград для этого быть не должно. Тем не менее, контактировать сотрудники с наблюдателями не имеют права.

Одним из важных требований проведения хронометража является то, что работники должны быть заранее оповещены о предстоящей проверке. Для инициирования аттестации работодатель обязан соблюдать положения коллективного договора и трудового законодательства.

В процессе сбора данных и составления документов хронометража следует соблюдать все правила безопасности на предприятии.

Если наблюдатели ранее не сталкивались с работой в конкретном отделе, где имеет место наличие опасной техники, перед началом проверки они должны пройти инструктаж.

Также ответственные лица обязаны знать, как именно заполняются документы хронометража рабочего времени. Если в готовом листе хронокарты будут содержаться ошибки и помарки, бумага будет признана недействительной.

Основные этапы

Для того чтобы качественно провести процесс аттестации рабочего времени сотрудника, необходимо действовать по определенному алгоритму. Всего хронометраж делится на три основных этапа:

  1. Подготовительный, когда происходит подготовка необходимой документации, оповещение сотрудников и проведение инструктажа для наблюдателей;
  2. Непосредственно этап проверки;
  3. Выводы, которые делаются на основании данных из хронокарты. Чаще всего этой процедурой занимается руководитель предприятия либо высокопоставленные менеджеры.

Сам процесс проводится по определенной схеме. Для начала проверяющие должны ознакомиться с нормативами работ. Это позволит более четко определять отклонения от установленных параметров. Чаще всего на предприятии уже имеются конкретные рабочие нормативы.

Если же отдел новый, хронометраж может быть использован для их определения. Для этого наблюдение проводится за самыми лучшими и передовыми работниками компании. Их показатели должны стать рабочими нормативами для всех сотрудников компании, трудящихся в определенной сфере.

Процедура измерения рабочего времени предполагает фиксацию в документе каждого рабочего процесса, на который сотрудник тратит время. Тут записывается начало и конец периода выполнения отдельной операции либо группы работ.

Задачей наблюдателя будет записывать в таблицу все данные относительно не только работы, но и отдыха сотрудника. Тут должна иметься специальная колонка, где отмечается количество перерывов и их длительность.

В конечном итоге можно будет определить, сколько именно времени было потрачено на выполнение рабочих обязанностей, сколько на отдых и на подготовку к трудовому процессу. Подготовленные бумаги передаются на рассмотрение вышестоящему руководству, которое и будет делать окончательные выводы.

Пример

Аттестация может проводиться не только в отношении рядовых сотрудников, но и любого руководителя отдела, если это понадобится главному директору. К примеру, он может инициировать проверку трудового времени главного бухгалтера.

Для этого составляется бумага, где в обязательном порядке указывается наименование предприятия, должность и ФИО сотрудника, его опыт работы и стаж. Далее в документе прописывается дата проведения хронометража.

После заполнения верхней части документа можно переходить к центральной части, которые удобно сделать в виде таблицы. Здесь будет вноситься информация о начале и об окончании проведения замеров с обязательным названием операции. Фиксируется и свободное время сотрудника, к примеру, его перерывы на обед и по личным нуждам.

Единицей измерения должна быть минута. Дополнительно затраченное время может выводиться в процентах, что будет более удобным для восприятия.

В качестве примера можно взять таблицу хронометража рабочего времени главного бухгалтера:

  • Хронометраж рабочего дня главного бухгалтера ООО «Компания» Ивановой Марии Ивановны;
  • Стаж работы на предприятии 10 лет.
Дата измеренияОбъект хронометражаДлительность
ЧасМинутаПроценты
19 августа 2018 годаРабота с компьютером и программой 1С32041,7%
Написание электронных сообщений0408,3%
Телефонные переговоры10012,5%
Участие в совещаниях10012,5%
Ожидание обновлений программ и системы0153,1%
Подготовка рабочего места и завершение работы0102%
Перерывы в работе (в том числе час на законный обед)13519,8%
  • Начало проверки в 9:00;
  • Завершение проверки 17:00.

Исходя из этой таблицы, становится понятно, что загруженность главного бухгалтера вполне нормальная. Рабочего времени достаточно для выполнения основной работы, при этом, сотруднику не приходится перерабатывать и оставаться дольше положенного времени, чтобы завершить свои дела.

На отдых, в том числе и на законный обед с 12:00 до 13:00 главный бухгалтер получает достаточно часов и минут. В такой таблице хронометража очень удобно то, что тут внесены данные не только во временном, но и в процентном исчислении.

Особенности заполнения бланка

Для того, чтобы на предприятии был проведен хронометраж рабочего времени, инициатива должна исходить от руководителя либо от самого сотрудника, что случается достаточно редко. При этом руководство должно создать распоряжение, где будут назначены проверяющие и работники, которые пройдут аттестацию.

С этим документом должны быть ознакомлены все стороны, так как оповещение о предстоящем хронометраже является обязательным этапом подобной процедуры.

Со стороны закона определенных норм по созданию распоряжения нет. Поэтому документ может быть оформлен в любом виде. Но главное, чтобы тут стояла подпись и печать руководителя. Также в приказе уточняется время проведения хронометража, указываются ответственные лица и представители комиссии.

После того, как с документом будут ознакомлены все стороны, участвующие в данном процессе, все подписывают бумагу.

Пример заполнения бланка хронометража рабочего времени:

Сбор данных и интерпретация

После этого в назначенное время можно приступать к сбору данных. Специальной формы бланка для проведения хронометража рабочего времени нет. Поэтому его можно составлять на свое усмотрение. Зачастую на крупных предприятиях создают свои бланки корпоративной формы.

Удобнее всего, если в документе имеется таблица для записи всех необходимых данных. Это дает возможность более эффективно делать выводы и качественно интерпретировать полученные цифры.

Окончательный вердикт после проверки будет выносить руководитель предприятия. Хронометраж может показать достаточно точную информацию о том, сколько времени уходит на конкретные работы на определенной должности. Это позволяет качественно оптимизировать рабочий процесс.

Хронометраж рабочего времени – это большой помощник руководителя отдела или целого предприятия. За счет полученных данных можно успешно контролировать расходы на штат сотрудников и избежать лишних трат.

Более того, этот способ дает возможность безошибочно определить кандидатов на увольнение при необходимости оптимизации рабочего коллектива, а также создавать нормативы трудового процесса, что позволит выявлять отстающих и поощрять передовиков.

Узнайте больше о применении хронометража из видео:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/obrazets-zapolneniya-hronometrazha-rabochego-vremeni.html

Как стать мастером в заполнении фотографии рабочего дня

Хронометраж рабочего времени образец заполнения бухгалтера

Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает.

Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании.

Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется аналитический метод: фотография рабочего дня.

Что это такое?

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

  • определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
  • изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
  • установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие подобные специальности. Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
  • определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
  • оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Хронометраж или фотография рабочего дня?

Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.

Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.

При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.

Необходимость применения методики полезна для всех:

  • руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
  • менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
  • для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности  работы.

Виды

Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.

Индивидуальная

Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.

Групповая

Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.

Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:

  • наблюдатель определяет конкретный вид работ, который он будет фиксировать для каждого из участников группы. Однако, уследить сразу за всеми и внести корректные данные невозможно;
  • периоды наблюдения делятся на интервалы с точными временными промежутками;
  • при фиксации занесении результатов в бланк пишут используя сокращения.

Бригадная

Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на крупных предприятиях, где сотрудники поделены на бригады.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево.

Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными.

Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

Определение целей

Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

  • составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
  • поиск возможностей оптимизации труда;
  • определение потери эффективности;
  • разработка норм затрат рабочего времен;
  • выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.

При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

  • для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, беременные и инвалиды, если таковые есть на производстве;
  • если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

Подготовка и заполнение бланка

Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.

Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается соответствующий приказ руководством.

Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

Скачать пример ФРД бухгалтера

Работа с результатами

После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

Порядок оформления отчета

Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

  • название предприятия и структурного подразделения;
  • Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
  • уровень образования и квалификация;
  • занимаемая должность;
  • название выполняемой работы;
  • краткая характеристика работ;
  • в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
  • в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
  • под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

Вывод

Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.

Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/kak-stat-masterom-v-zapolnenii-fotografii-rabochego-dnya

Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации

Хронометраж рабочего времени образец заполнения бухгалтера

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1.                  Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2.                  Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3.                  Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4.                  Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5.                  Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы.

Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

Цели использования фрд

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1.       Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2.        Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3.        Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.        Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5.        Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6.        Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.        Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Технология проведения фрд

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3).

В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы.

Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Источник: https://www.profiz.ru/peo/8_2016/effektivnost_raboty/

Адвокат24
Добавить комментарий